知っておきたいビジネス文書のマナーとは

会社で働く人は案件や要件を文書の形で他の人に伝えることが求められる時があります。そうした「ビジネス文書」は大まかに言って社内で伝達や報告ツールとして用いられるものと、取引先など社外に向けて自社の意向や考えを伝える上で使用される目的と二つに分かれます。

 

特に社外の人や企業に送る際には、その時期に合わせた「時候の挨拶」を入れること、「拝啓」「謹啓」といった頭語や「敬具」「敬白」のような結語をマナーとして正しく使用しないと会社全体に恥をかかせてしまう結果にもなりかねません。

 

押さえておきたい!ビジネス文書のポイント

社外用のビジネス文書を上の人にお願いされて代筆する時にどんな流れを押さえておくと良いでしょうか。取引先など外部の企業に向けて文書を書く際は社内用とは違って、用件だけ書くというわけにはいきません。頭語と結語も決まった組み合わせがありますし、相手や手紙の内容でも使用するものが違うので注意しましょう。相手の名前や会社名は敬意を示すために文の中央にくることを目安に書くのが良いです。

 

お詫びの文章ならば単刀直入に本題に入ること、お見舞いの文章であるなら体調を気遣う気持ちを伝えることが目的なので、状況に合わせて時候の挨拶は省くのが良い場合もあります。さらに取引先であるなら日頃いただいているお礼を書くことは良い印象を与えることにつながります。要件は簡潔にしましょう。そうすると伝えたい内容がより明確になります。差出人の社名と名前、相手側の社名や役職、名前はフルネームで書くことは必須ですが、相手側をこちら側より大きめに書くことも忘れないようにしましょう。

 

プロのライターにおまかせ!代筆ビジネスの利点とは

でも文章を書くことが苦手だったり時間が取れないという方にとってはできれば代わりに書いてもらったり内容を考えてもらえたら嬉しいですよね。最近はそんなビジネスマンの方のためにビジネス文書のノウハウを教えてくれたり、代わりに代筆してくれるサービス業が人気です。

 

パソコンで作成するのではなく手書きで気持ちを表したいという方のためにきれいな字で手書きで書いてくれるサービスもあります。お願いする側の書きたい考えや思いを何度もやり取りをしながらよく汲んで代筆してくれるので、まったく他人が書いたものと後ろめたい気持ちを感じることなく、自信をもって提出することができると思います。

 

まとめ

「文は人なり」と言いますが、書いた文章にはその人の気持ちや性格が表れるものです。

 

特にビジネスは信用や信頼関係によって築かれていくものですから、ビジネス文書の書き方のマナーやポイントもきちんと押さえておくことは大事なことと言えるでしょう。

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